kintone（キントーン）は、サイボウズが提供するノーコードの業務アプリ作成プラットフォームとして、中小企業から大企業まで幅広く利用されています。しかし、kintoneを使いこなすほど発生するのが「アプリ間のデータ転記」や「外部データの取込」といった手作業です。本記事では、RPAとkintoneを連携させることで、これらの手作業を完全自動化する方法をご紹介します。
kintoneはAPIが充実していますが、API開発にはプログラミングスキルが必要です。RPAなら画面操作を録画するだけでkintone連携が実現し、プログラミング不要でアプリ間のデータ転記やCSV取込を自動化できます。
kintone利用の課題
アプリ間のデータ転記作業
kintoneの強みは、業務に合わせたアプリを簡単に作成できることです。しかし、案件管理アプリから請求管理アプリへのデータ転記、顧客管理アプリから営業報告アプリへの情報コピーなど、アプリ間のデータ転記は手動で行う必要があるケースが多くあります。プラグインやカスタマイズで対応できる場合もありますが、複雑な条件分岐が伴う転記には限界があります。
CSVデータの取込・出力作業
基幹システムや会計ソフト、ECサイトなどの外部システムからCSVで出力したデータをkintoneに取り込む作業は、多くの企業で日常的に発生しています。逆に、kintoneからCSVを出力して他のシステムに投入する作業もあります。CSV取込の際のフォーマット調整やマッピング作業が煩雑で、毎回30分〜1時間を費やしているケースも珍しくありません。
レコード更新の手間
kintone上の大量のレコードを一括で更新する場合、標準機能ではCSVの一括更新を使うか、1件ずつ手動で更新するしかありません。条件に応じて一部のフィールドだけを更新する、特定の値に基づいてステータスを変更するといった条件付き一括更新は、手作業では非常に時間がかかります。
kintoneの作業を自動化：ロボカなら画面を録画するだけでkintone連携ワークフローが完成します。
詳しく見るRPA連携でできること
1. アプリ間データ転記の自動化
案件管理アプリの受注データを請求管理アプリに自動転記、顧客管理アプリの情報を営業報告アプリに自動コピーなど、kintoneアプリ間のデータ転記を完全自動化します。転記条件（ステータスが「受注」になったら請求アプリに転記する等）を設定し、条件を満たすレコードを検出したら自動で転記を実行します。
2. CSV取込の自動化
基幹システム、会計ソフト、ECサイトから出力されたCSVファイルを、kintoneアプリに自動で取り込みます。CSVのカラムとkintoneのフィールドのマッピングを事前に設定しておけば、日次・週次のCSV取込を完全自動化。ファイルの検出から取込、処理結果の通知まで一括で処理します。
3. レコードの条件付き一括更新
特定の条件に基づいてkintoneのレコードを一括更新します。「期限を過ぎた案件のステータスを自動で『要対応』に変更」「月末に全顧客の請求ステータスをリセット」など、条件付きの一括更新を定時に自動実行。手動で1件ずつ更新する手間を完全に排除します。
4. 通知トリガーの自動化
kintone上の特定の変更（新規レコード作成、ステータス変更、期限到来）をトリガーに、関係者への通知を自動送信します。kintone標準の通知機能では対応しきれない複雑な条件（複数フィールドの組み合わせ条件など）にも対応。メール、Chatwork、Slackなど、任意のチャネルへの通知が可能です。
連携による具体的な効果
手作業の大幅削減
アプリ間の転記、CSV取込、レコード更新を自動化することで、月間約35時間のデータ処理作業を削減できます。担当者はデータの転記作業から解放され、データの分析や改善活動に時間を充てられるようになります。
データ品質の向上
RPAによる自動転記で、コピー&ペーストの際の転記ミスや入力漏れが排除されます。データ転記精度が99%以上に向上し、kintone上のデータの信頼性が飛躍的に高まります。
開発コストゼロ
kintone APIを使った開発やプラグインの購入は不要です。ロボカなら画面操作を録画するだけで連携が実現するため、追加の開発コストはゼロ。kintoneの月額費用とロボカの月額88,000円だけで完結します。
ロボカでのkintone連携方法
ステップ1：転記元と転記先を決める
自動化したいデータの流れを整理します。「どのアプリ（またはCSV）のどのフィールドを、どのアプリのどのフィールドに転記するか」を明確にしましょう。
ステップ2：画面操作を録画する
kintoneにログインし、普段行っている転記操作をロボカで録画します。転記元アプリでデータを検索し、コピーして、転記先アプリにペーストする操作をそのまま記録するだけです。
ステップ3：スケジュール設定で定期実行
ワークフローの実行タイミング（毎日朝8時、新規レコード検出時など）を設定すれば完了です。AI自己修復機能がkintoneのUI変更にも自動で対応するため、一度設定すればメンテナンス不要で動き続けます。
kintone連携の詳細を知りたい方：貴社のkintone環境に合わせた連携方法をご提案します。
無料相談するまとめ
kintoneとRPAの連携は、kintone活用の幅を大きく広げる手段です。アプリ間データ転記、CSV取込、レコード一括更新、通知の自動化により、kintoneの運用にかかる手作業を大幅に削減できます。
月間35時間の作業削減、転記精度99%以上、開発コストゼロを実現できます。ロボカなら画面を録画するだけでkintone連携ワークフローが完成。API開発やプラグインの購入は不要で、月額88,000円から始められます。