勤怠管理が抱える課題
勤怠管理は、労務管理の根幹をなす重要業務です。しかし、多くの企業では勤怠データの集計や管理に多大な工数を費やしており、人事・総務部門の大きな負担となっています。
まず、月末の集計作業の負荷が挙げられます。毎月の締め日になると、全社員の出退勤データを集計し、残業時間、有給取得日数、遅刻早退の回数などを算出する必要があります。従業員100名規模の企業でも、この集計作業だけで丸1〜2日を費やしているケースは珍しくありません。
次に、労働基準法への対応です。36協定で定められた残業上限の管理、年5日の有給休暇取得義務への対応、深夜勤務や休日出勤の適正な記録など、法令遵守のためのチェック項目は多岐にわたります。手作業でこれらを管理するのは限界があり、見落としが法的リスクにつながります。
さらに、データの分散も課題です。打刻データは勤怠システムに、残業申請はワークフローシステムに、有給申請はまた別のシステムに、といった具合にデータが複数のシステムに分散していると、正確な勤怠データの把握が困難になります。
加えて、不正打刻や打刻漏れへの対応も避けて通れません。打刻を忘れた社員への確認メール、代理打刻のチェック、出退勤時刻と実際の業務時間の乖離の確認など、例外処理に追われるのが実態です。
RPAで自動化できる4つの勤怠管理作業
RPAを活用すれば、勤怠管理に関する多くの作業を自動化できます。代表的な4つの自動化対象を紹介します。
勤怠データの自動集計
RPAが勤怠管理システムから全社員の出退勤データを自動取得し、部門別・個人別の集計を実行します。所定労働時間、残業時間（法定内・法定外）、深夜勤務時間、休日出勤時間などを自動計算。Excelの集計シートや給与計算ソフトへの入力まで一気通貫で処理します。手作業で1〜2日かかっていた集計が、わずか数十分で完了します。
残業アラートの自動送信
RPAが日次で残業時間をチェックし、設定した閾値を超えた社員やその上長に自動でアラートを送信します。例えば「月間残業30時間に到達」「36協定の上限まであと10時間」「今月の残業ペースが前月比150%」といった複数の条件を設定し、段階的にアラートを発信。過重労働の未然防止に大きく貢献します。
有給休暇管理の自動化
RPAが社員ごとの有給休暇の付与日数、取得日数、残日数を自動で管理します。年5日の取得義務への対応として、取得が遅れている社員に対して取得促進のリマインダーメールを自動送信。年度末が近づくと取得計画の提出を求める通知も自動配信します。管理台帳の自動更新により、常に最新の有給状況を把握できます。
月次勤怠レポートの自動作成
毎月の勤怠集計結果を、所定のフォーマットで自動的にレポート化します。部門別の残業時間推移、有給取得率ランキング、遅刻早退の発生状況、前月比・前年同月比の比較グラフなど、経営層や管理職が必要とする情報をダッシュボード形式で自動生成。データに基づいた労務管理の意思決定を支援します。
勤怠管理の自動化を始めたい方へ：ロボカなら勤怠システムの操作を録画するだけで自動化。
お問い合わせ勤怠システムとの連携
RPAで勤怠管理を自動化する際、既存の勤怠システムとの連携が重要になります。主要な勤怠システムとの連携方法を紹介します。
クラウド勤怠システム（KING OF TIME、ジョブカン等）
KING OF TIMEやジョブカン勤怠管理などのクラウド型勤怠システムは、Webブラウザ経由で操作するため、RPAとの相性が抜群です。ロボカの録画機能で管理画面のデータ取得操作を記録するだけで、自動集計ワークフローが完成します。CSVエクスポート機能を活用した大量データの一括処理にも対応可能です。
タイムカード・ICカードシステム
物理的なタイムカードやICカードリーダーのデータは、専用ソフトを通じてCSVやExcelに出力されるケースが多くあります。RPAがこのデータ出力を自動実行し、出力されたファイルを読み取って集計処理を行います。レガシーなシステムでも、画面操作ベースのRPAなら確実に連携できます。
給与計算ソフトとの連携
集計した勤怠データは、最終的に給与計算ソフトに投入する必要があります。RPAがfreee人事労務、マネーフォワードクラウド給与、給与奉行などの画面に勤怠データを自動入力。勤怠集計から給与計算の前処理までをシームレスに自動化し、人事担当者の月末の負荷を大幅に軽減します。
導入効果
勤怠管理にRPAを導入した企業の実績をご紹介します。
- 集計工数85%削減：月末の集計作業が2日から3時間に短縮。年間換算で約200時間の削減
- 残業超過の早期発見：日次の自動チェックにより、36協定超過の可能性を2週間前に検知。是正措置の時間を確保
- 有給取得率20%向上：自動リマインダーの効果で、年5日の取得義務を全社員が達成。取得率が65%から85%に改善
- 集計ミスゼロ：手計算による残業時間の誤りがなくなり、給与計算の正確性が飛躍的に向上
- レポート提出の迅速化：月次レポートの提出が締め日翌日には完了。経営判断のスピードが向上
ロボカで勤怠管理を自動化する方法
ロボカを使った勤怠管理の自動化は、以下の手順で実現できます。
- 勤怠システムの操作を録画：ログインから、データのダウンロード、集計操作まで一連の手順を録画します
- 集計ルールの設定：所定労働時間、残業の起算ルール、深夜勤務の判定条件などをワークフローに設定
- アラート条件の追加：残業時間の閾値、有給未取得の警告タイミング、打刻漏れの検出条件を設定
- レポートテンプレートの作成：出力するレポートのフォーマットを定義し、自動生成のルールを設定
- スケジュール登録：日次チェック（残業アラート）と月次処理（集計・レポート）のスケジュールを設定
ロボカのAI自己修復機能により、勤怠システムのアップデートがあっても自動で対応。法改正による集計ルールの変更も、ワークフローの条件設定を更新するだけで対応できます。
まとめ
勤怠管理の自動化は、人事・総務部門の業務効率化と法令遵守の両面で大きな効果を発揮します。データ集計、残業アラート、有給管理、月次レポート作成といった定型作業をRPAで自動化することで、担当者は労務問題への対応や制度設計といった付加価値の高い業務に集中できます。
ロボカなら、クラウド・オンプレミスを問わずあらゆる勤怠システムと連携可能。AI自己修復機能で安定運用を実現し、勤怠管理の負荷から人事・総務部門を解放します。